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Kein verpasster Anruf. Kein verlorenes Mandat. Während Sie Mandantenakten bearbeiten, nimmt der KI-Assistent jeden Anruf entgegen, vereinbart Termine und beantwortet Standardfragen.
In einer Steuerkanzlei entstehen Telefonspitzen nicht zufällig, sondern entlang konkreter Arbeitszyklen: vor Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung, rund um den Lohnlauf, während der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen oder wenn ein Mandant einen neuen Bescheid, eine Rückfrage des Finanzamts oder fehlende Belege meldet. Der KI-Telefonassistent kann solche Anrufe nach Mandat, Gesellschaft, Veranlagungs- oder Buchungszeitraum und Prozessart strukturieren. Statt einer allgemeinen Nachricht „Mandant möchte Rückruf“ kann er beispielsweise festhalten, dass noch Belege für die Finanzbuchhaltung fehlen, eine Lohnänderung gemeldet wird, ein Bescheid zur Prüfung eingegangen ist oder eine Frage zum Upload in DATEV Unternehmen online besteht. Die Kanzlei bestimmt, welche Anliegen direkt an Lohn, Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss oder zuständige Berufsträger weitergegeben werden. Der Assistent erteilt keine Steuerberatung, interpretiert keine Bescheide und entscheidet nicht über steuerliche Gestaltung; fachliche Aussagen bleiben beim dafür zuständigen Kanzleiteam.
Steuerkanzleien arbeiten in Fristzyklen: Abgabetermine, Jahresabschlüsse, Lohnläufe. Genau in diesen Phasen rufen Mandanten am häufigsten an – wegen fehlender Belege, Fragen zum Bescheid oder Terminwünschen. Jede Unterbrechung reißt Mitarbeitende aus konzentrierter Sachbearbeitung; Studien zufolge kostet ein Arbeitsunterbruch deutlich mehr Zeit als das Gespräch selbst.
bitpull.ai nimmt Mandantenanliegen strukturiert auf – Vorgang, Dringlichkeit, gewünschter Rückrufzeitpunkt –, vereinbart Termine und beantwortet organisatorische Fragen zu benötigten Unterlagen oder Abläufen. Steuerliche Beratung erteilt die KI selbstverständlich nicht; sie sorgt dafür, dass Ihre Fachleute seltener unterbrochen werden und Rückrufe vorbereitet stattfinden. Diskretion und DSGVO-konforme Verarbeitung auf EU-Servern sind Standard.
Für Mandanten zählt das Gefühl, gehört zu werden: sofortige Annahme statt Besetztzeichen, verbindliche Rückrufzusagen statt Mailbox. Für die Kanzlei zählt der geordnete Eingang: Alle Anliegen liegen kategorisiert und dokumentiert vor und lassen sich nach Zuständigkeit verteilen. Gerade in der Hochsaison macht das den Unterschied zwischen Dauerstress und planbarem Arbeiten.
Ein Anruf zur fehlenden Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung gehört in einen anderen Arbeitskorb als eine neue Mitarbeiteranmeldung für den Lohnlauf oder eine Rückfrage zum Stand eines Jahresabschlusses. Der Assistent kann deshalb schon bei der Annahme erfassen, für welches Mandat und welchen Kanzleiprozess der Anruf bestimmt ist. Dazu können Gesellschaft oder Einzelunternehmen, Ansprechpartner, betroffener Zeitraum und die Art der Unterlage aufgenommen werden. Bei Lohnthemen kann zwischen Stammdatenänderung, Ein- oder Austritt, Fehlzeit-Unterlage und allgemeinem Rückruf unterschieden werden, ohne arbeits- oder steuerrechtliche Folgerungen zu ziehen. Bei Finanzbuchhaltung kann der Assistent dokumentieren, ob es um Belegnachreichung, Bankunterlagen, offene Zuordnung oder DATEV-Upload geht. So erhält das jeweilige Fachteam einen Vorgang, der bereits den passenden Kanzleikontext trägt.
Wenn ein Mandant von einem Schreiben des Finanzamts, einem Bescheid oder einer angeforderten Unterlage berichtet, ist für die Kanzlei zunächst wichtig, welches Dokument vorliegt, wann es eingegangen ist und wer das Mandat bearbeitet. Der Assistent kann genau diese organisatorischen Angaben aufnehmen und den Vorgang als Fristsache kennzeichnen, sofern die Kanzlei dafür eine entsprechende Kategorie definiert hat. Er berechnet selbst keine Rechtsbehelfsfrist, beurteilt keinen Bescheid und verspricht keine Fristverlängerung. Stattdessen kann er darum bitten, das Dokument über den von der Kanzlei vorgesehenen sicheren Kanal bereitzustellen und die zuständige Person mit Dokumentart, Eingangsdatum und Rückrufwunsch informieren. Dadurch wird ein zeitkritischer Kanzleivorgang nicht in einer allgemeinen Telefonnotiz versteckt, während die fachliche Prüfung vollständig beim Steuerberater oder zuständigen Sachbearbeiter bleibt.
Viele Anrufe in der laufenden Buchhaltung beginnen mit „Ich habe die Unterlagen geschickt“ oder „DATEV nimmt meinen Beleg nicht“. Für die Bearbeitung fehlen dann oft Mandat, Zeitraum, Belegart und der genaue Schritt, an dem der Mandant nicht weiterkommt. Der Assistent kann diese Angaben gezielt erfassen: ob es um DATEV Unternehmen online, eine bereitgestellte Upload-Möglichkeit, eine fehlende Rechnung, einen Bankbeleg oder die Rückfrage zu bereits angeforderten Unterlagen geht. Er kann die von der Kanzlei hinterlegte Upload-Anleitung wiedergeben, aber keine Buchungskonten bestimmen oder einen Beleg steuerlich einordnen. Ist ein Dokument bereits übermittelt worden, kann der Anruf als Prüfbitte für den zuständigen Fibu-Sachbearbeiter gekennzeichnet werden. So wird aus einer technischen oder dokumentenbezogenen Frage ein reproduzierbarer Kanzleiprozess.
Kurz vor einem Lohnlauf erreichen Kanzleien häufig Meldungen zu Eintritt, Austritt, geänderten Stammdaten oder nachzureichenden Unterlagen. Der Assistent kann solche Anrufe einem konkreten Lohnmandat zuordnen und festhalten, für welche beschäftigte Person welche Änderung gemeldet wird und welche Unterlage noch folgt. Er sollte dabei nur die von der Kanzlei vorgesehenen Mindestangaben abfragen und keine sensiblen Daten erheben, die für den Telefonprozess nicht benötigt werden. Fragen zur lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Behandlung werden als Fachfrage markiert und an die Lohnsachbearbeitung übergeben. Auch bei einer reinen Statusfrage kann unterschieden werden, ob Unterlagen fehlen, eine Änderung bereits gemeldet wurde oder der Mandant einen Rückruf zur Abrechnung benötigt. Das reduziert Rückfragen rund um einen klar abgegrenzten Lohnprozess.
Nimmt Anfragen für Erstberatungen entgegen und bucht Termine direkt in den Kalender.
Erfasst das Anliegen strukturiert und leitet es an den zuständigen Berater weiter.
Informiert über Steuererklärungsfristen, Vorauszahlungstermine und benötigte Belege.
Beantwortet Fragen zum Bearbeitungsstand von Steuererklärungen und leitet bei Bedarf weiter.
Keine technischen Kenntnisse nötig!
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