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Leads qualifizieren, Besichtigungstermine buchen und Exposé-Anfragen beantworten – vollautomatisch.
Bei Immobilienmaklern konzentrieren sich Anrufe häufig unmittelbar nach Veröffentlichung eines neuen Exposés, vor gebündelten Besichtigungsterminen und am Abend, wenn Interessenten ein Inserat in einem Immobilienportal angesehen haben. Ein Anrufer nennt dann nicht unbedingt den Objektnamen, sondern eine Objekt-ID, die Straße, den Stadtteil oder einzelne Merkmale aus dem Exposé. Der KI-Telefonassistent kann den Kontakt zuerst dem richtigen Kauf- oder Mietobjekt zuordnen und anschließend erfassen, ob es um einen Besichtigungstermin, fehlende Exposé-Unterlagen, Energieausweis oder Grundriss, eine Bewerbung für ein Mietobjekt, einen bereits erfolgten Besichtigungstermin oder eine Eigentümeranfrage zur Vermarktung geht. Suchkunden können mit ihrem hinterlegten Suchprofil verknüpft werden; Eigentümerleads werden als eigener Vorgang behandelt. Der Assistent nimmt keine Immobilienbewertung vor, gibt keine rechtliche Zusage zur Vermietung oder zum Verkauf und trifft keine Entscheidung über Interessenten. Verbindliche Aussagen bleiben beim Makler beziehungsweise beim zuständigen Objektteam.
Sobald ein attraktives Objekt auf den Portalen erscheint, beginnt für Maklerinnen und Makler die Anrufflut: Ist die Wohnung noch frei? Wie hoch sind die Nebenkosten? Wann kann ich besichtigen? Die immer gleichen Erstfragen fressen Stunden – Zeit, die für Besichtigungen, Eigentümergespräche und Abschlüsse fehlt. Und wer während einer Besichtigung nicht abhebt, verliert Interessenten an andere Angebote.
bitpull.ai beantwortet die Standardfragen zum Objekt aus dem Exposé, erfasst Interessenten strukturiert – Zeitrahmen, Finanzierungsstand, Suchprofil – und vergibt Besichtigungstermine direkt in Ihrem Kalender. Sie erhalten eine sortierte Interessentenliste mit allen relevanten Angaben und entscheiden selbst, mit wem Sie weitersprechen.
Viele Interessenten rufen abends nach der Arbeit an – genau dann, wenn das Büro nicht mehr besetzt ist. Die KI bleibt erreichbar, nimmt Suchprofile für die Interessentenkartei auf und informiert über kommende Objekte, wenn Sie das wünschen. Auch Bestandskunden profitieren: Mietinteressenten erreichen jemanden, Eigentümer können Rückrufe vereinbaren, und nichts landet auf einer überfüllten Mailbox.
Bei mehreren parallel vermarkteten Wohnungen, Häusern oder Gewerbeobjekten ist die wichtigste Information im Erstkontakt der konkrete Objektbezug. Der Assistent kann deshalb nach Objekt-ID, Adresse, Lage oder einem eindeutigen Merkmal aus dem Exposé fragen und die Anfrage mit dem richtigen Datensatz verknüpfen. Danach lässt sich unterscheiden, ob der Interessent einen Besichtigungstermin, einen Grundriss, den Energieausweis, Informationen zur Verfügbarkeit oder einen Rückruf des zuständigen Maklers benötigt. Sind bestimmte Angaben im freigegebenen Exposé hinterlegt, können sie sachlich wiedergegeben werden; fehlt die Information, wird sie nicht erfunden. Auch bei einem bereits reservierten Besichtigungsblock bleibt der Kontakt am Objekt, sodass das Maklerteam nicht anhand einer Telefonnummer rekonstruieren muss, welches Inserat gemeint war. Diese Objektidentifikation ist der Kernunterschied zu einer allgemeinen Telefonannahme.
Eine Besichtigungsanfrage besteht aus mehr als einem freien Kalenderplatz. Der Assistent kann den gewünschten Objektbezug sichern, von der Vermarktung freigegebene Besichtigungsfenster anbieten und erfassen, wer teilnehmen möchte und ob vorab bestimmte Unterlagen oder Hinweise vorgesehen sind. Bei Mietobjekten kann ein separater Prozess für die von der Maklerfirma definierte Selbstauskunft oder Dokumentencheckliste verwendet werden; bei Kaufobjekten kann als organisatorische Angabe erfasst werden, ob ein Interessent bereits mit einer Finanzierungsklärung begonnen hat, ohne Finanzberatung zu leisten. Sagt jemand kurzfristig ab, bleibt der frei gewordene Platz am konkreten Besichtigungsblock und kann nach der hinterlegten Interessentenlogik neu vergeben werden. Das verhindert, dass Objekt, Interessent und Termin in getrennten Notizen auseinanderfallen.
Nach einer Besichtigung rufen Interessenten häufig mit sehr unterschiedlichen Folgeanliegen an: sie möchten zusätzliche Unterlagen, haben eine konkrete Frage zum Grundriss oder Energieausweis, wollen ihr weiteres Interesse bestätigen oder benötigen ein Gespräch mit dem zuständigen Makler. Der Assistent kann den bereits bekannten Kontakt und das besichtigte Objekt zusammenführen und den nächsten Schritt als Unterlagenanforderung, Rückruf, weitere Besichtigung oder formale Interessensbekundung kennzeichnen. Der Assistent entscheidet weder über Zuschlag noch Rangfolge von Interessenten. Dadurch erhält der Objektverantwortliche einen konkreten Follow-up-Vorgang statt einer allgemeinen Rückrufbitte.
Eine Eigentümerin, die eine Wohnung vermarkten lassen möchte, benötigt einen völlig anderen Prozess als ein Interessent auf ein bestehendes Inserat. Der Assistent kann Eigentümeranfragen deshalb als eigenen Leadtyp aufnehmen und Angaben wie Objektart, Lage, Nutzungsstatus, gewünschte Vermarktungsart und vorhandene Unterlagen erfassen. Er erstellt keine Marktwertermittlung am Telefon und verspricht keinen Vermarktungserfolg. Wenn die Maklerfirma für Erstgespräche bestimmte Objektunterlagen oder einen Rückruf durch einen regional zuständigen Makler vorsieht, wird genau dieser Ablauf vorbereitet. Bei einem bereits bestehenden Verwaltungs- oder Verkaufsmandat kann der Anruf dagegen dem vorhandenen Objekt zugeordnet werden. So konkurrieren Eigentümerakquise, Mietinteressenten und Kaufinteressenten nicht in derselben unstrukturierten Eingangsliste.
Erfragt Budget, Wunschregion, Objekttyp und Zeitrahmen – strukturiert als E-Mail-Zusammenfassung.
Trägt Termine direkt in Google Calendar, Calendly oder cal.com ein und sendet eine Bestätigung.
Gibt Auskunft zu Ausstattung, Lage, Preis, Verfügbarkeit und Nebenkosten.
Qualifizierte Interessenten werden per SMS oder E-Mail sofort an den zuständigen Makler weitergeleitet.
Keine technischen Kenntnisse nötig!
Lade Objekte als Dokumente, PDF-Exposés oder URLs hoch – die KI beantwortet alle Fragen zu Lage, Ausstattung, Preis und Nebenkosten direkt am Telefon.
Verknüpfe deinen Kalender (Google, Calendly), damit Interessenten direkt Besichtigungstermine buchen – rund um die Uhr, ohne manuelle Koordination.
Definiere, welche Informationen (Budget, Suchprofil, Zeitrahmen, Eigennutzung oder Anlage) die KI bei jedem Interessenten erfragen soll.
Teste bitpull.ai selbst und erlebe, wie unser KI-Telefonassistent deine Anrufe automatisiert und dein Team entlastet.
Kostenlose Live-Demo · Keine versteckten Kosten