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Kein verpasster Anruf. Kein leerer Termin. Während Sie mit Patienten arbeiten, bucht der KI-Assistent Termine, füllt Absagen auf und beantwortet Fragen.
In einer Physiotherapiepraxis entsteht Telefonaufkommen häufig genau dann, wenn Therapeutinnen und Therapeuten in einer Behandlung gebunden sind: vor dem ersten Terminblock, zwischen zwei Behandlungsserien, nach kurzfristigen Absagen oder wenn Patientinnen und Patienten Fragen zu ihrer Heilmittelverordnung, einer Folgeverordnung, der Zuzahlungsbefreiung oder einem bereits geplanten Hausbesuch haben. Der KI-Telefonassistent kann solche organisatorischen Anliegen anhand der von der Praxis hinterlegten Regeln aufnehmen, den passenden Terminwunsch erfassen, eine Verordnung als vorhanden oder noch ausständig kennzeichnen und Rückrufgründe strukturiert an Rezeption oder Therapeutenteam übergeben. Bei laufenden Behandlungsserien kann er unterscheiden, ob ein einzelner Termin verschoben, eine Terminfolge koordiniert oder ein frei gewordener Slot aus der Warteliste nachbesetzt werden soll. Dabei findet ausdrücklich keine medizinische Beurteilung statt: Der Assistent stellt keine Diagnose, bewertet keine Beschwerden und entscheidet nicht über eine physiotherapeutische Behandlung; medizinische Fragen werden nach den Vorgaben der Praxis an qualifiziertes Fachpersonal übergeben.
In der Physiotherapie ist das Grundproblem physisch: Während der Behandlung sind beide Hände am Patienten – ans Telefon zu gehen, hieße die Behandlung zu unterbrechen. Gleichzeitig leben Praxen von dicht getakteten Kalendern; jede nicht angenommene Terminabsage bedeutet eine ungenutzte Behandlungseinheit, jede verpasste Neuanfrage einen verlorenen Patienten.
bitpull.ai übernimmt die Terminorganisation vollständig: Neuaufnahmen mit Verordnungsdaten, Verschiebungen, Absagen, Rezeptfragen zur Anzahl verbleibender Einheiten. Die KI gibt keine therapeutischen Einschätzungen ab und verweist bei gesundheitlichen Fragen an das Praxisteam. Absagen werden sofort sichtbar, sodass Wartelisten-Patienten nachrücken können.
Zwischen zwei Behandlungen bleiben selten mehr als fünf Minuten – zu wenig, um eine Mailbox abzuhören und drei Patienten zurückzurufen. Mit strukturiert erfassten Anfragen sehen Sie in Ihrer Übersicht sofort, wer einen Ersttermin braucht, wer verschieben will und wo ein Slot frei geworden ist. Die Rückrufliste wird kurz, der Kalender bleibt voll.
Während Manueller Therapie, Krankengymnastik, Lymphdrainage oder einer anderen laufenden Behandlung kann das Team nicht sinnvoll zwischen Behandlungsliege und Telefon wechseln. Der Assistent nimmt deshalb konkrete Terminänderungen auf, während der Behandlungskalender nach den von der Praxis freigegebenen Regeln genutzt wird. Er kann beispielsweise erkennen, dass eine Patientin nur den nächsten Termin ihrer laufenden Serie verschieben möchte, statt die gesamte Behandlungsfolge neu zu planen. Bei einer Absage kann der frei gewordene Termin mit einer hinterlegten Warteliste abgeglichen werden; dabei werden etwa gewünschte Wochentage, vormittags oder nachmittags sowie die von der Praxis definierte Terminart berücksichtigt. So landet an der Rezeption nicht bloß die Nachricht „Bitte zurückrufen“, sondern ein Vorgang mit Patient, Terminbezug, Verordnungsserie und gewünschter Änderung. Das ist speziell für Praxen relevant, in denen Behandlungen eng getaktet sind und Unterbrechungen während eines Therapietermins vermieden werden sollen.
Bei einem Erstkontakt kann der Assistent organisatorische Angaben zur Heilmittelverordnung strukturiert abfragen, ohne deren medizinischen Inhalt zu bewerten. Dazu gehören etwa, ob eine Verordnung bereits vorliegt, welche Therapieart auf dem Dokument angegeben ist, ob es sich um den Beginn einer neuen Behandlungsserie handelt und ob Unterlagen zur Zuzahlungsbefreiung mitgebracht werden sollen. Die Praxis kann für unterschiedliche auf der Verordnung ausgewiesene Leistungen eigene Terminregeln hinterlegen, damit nicht versehentlich ein Slot gebucht wird, der organisatorisch für eine andere Behandlungsdauer vorgesehen ist. Fehlt eine für die Terminvergabe erforderliche Information, wird sie als offen markiert, statt vom Assistenten ergänzt oder interpretiert zu werden. Auch die Frage, ob ein Hausbesuch auf der Verordnung vermerkt ist, kann als Dokumentenangabe erfasst werden. Die medizinische Indikation, die Auswahl einer Therapie oder die fachliche Gültigkeitsprüfung der Verordnung verbleiben beim Praxisteam.
Kurzfristige Absagen sind in Physiotherapiepraxen nicht nur ein Kalenderproblem, weil ein einzelner ausgefallener Termin häufig Teil einer bereits geplanten Behandlungsserie ist. Der Assistent kann erfassen, welcher Termin betroffen ist, ob weitere Termine der Serie bestehen bleiben sollen und welche zeitlichen Alternativen für die Ersatzbuchung möglich sind. Gleichzeitig kann ein frei gewordener Slot anhand der Wartelistenlogik der Praxis angeboten oder für die Rezeption als nachzubesetzender Termin markiert werden. Wenn eine Praxis Regeln für Absagefristen oder Ausfallhonorare kommuniziert, kann der Assistent ausschließlich die hinterlegte Praxisinformation wiedergeben und den konkreten Fall zur Klärung dokumentieren; er trifft keine Kulanzentscheidung und berechnet keine Forderung. Für Patientinnen und Patienten, die regelmäßig zur selben Therapieform kommen, bleibt damit der Bezug zur laufenden Serie erhalten, anstatt aus jeder Terminänderung einen unstrukturierten Einzelrückruf zu machen.
Ein Hausbesuch benötigt andere organisatorische Angaben als ein Termin in der Praxis. Der Assistent kann deshalb erfassen, ob der Hausbesuch auf der Heilmittelverordnung angegeben ist, welche Anschrift angefahren werden soll, ob Klingelname oder Zugangshinweise benötigt werden und welche bereits vereinbarten Folgetermine bestehen. Solche Angaben helfen dem Team bei der Tourenplanung, ohne dass der Assistent beurteilt, ob ein Hausbesuch medizinisch notwendig ist. Ruft eine Angehörige oder Betreuungsperson an, kann zusätzlich dokumentiert werden, für welche Patientin oder welchen Patienten der Termin organisiert wird und unter welcher freigegebenen Rückrufnummer organisatorische Fragen geklärt werden dürfen. Bei einem Wechsel zwischen Hausbesuch und Praxisbehandlung wird der Wunsch als Änderungsanfrage aufgenommen und an das Team übergeben, weil die Entscheidung von Verordnung, Praxisablauf und fachlicher Prüfung abhängen kann. Damit wird ein für Physiotherapiepraxen typischer logistischer Sonderfall nicht wie eine gewöhnliche Kalenderbuchung behandelt.
Bucht Neu- und Folgetermine, nimmt Absagen entgegen und füllt freie Slots über die Warteliste auf.
Sendet automatische Erinnerungen vor Terminen, um No-Shows zu reduzieren.
Beantwortet Fragen zu Heilmittelverordnungen, Kassenleistungen und benötigten Unterlagen.
Strukturiert und dokumentiert komplexe Anliegen für das Praxisteam.
Keine technischen Kenntnisse nötig!
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Lege fest, was dein KI-Assistent für dich übernehmen soll.
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